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Accueil > Syndics > Dépôt électronique

Conseils sur l'utilisation du système de dépôt électronique

Adresse à l'étranger

Ne tapez pas votre adresse suivie de la mention « a/s de » sur la fiche de renseignements sur l'actif lorsque le débiteur habite à l'étranger. Il faudrait saisir comme suit l'adresse pour un débiteur étranger :

Taper \\ ou – – dans le champ de la province.
Taper l'adresse complète du débiteur (ville, province et pays) dans le champ de la ville ou de la rue.
Taper le code postal du syndic dans le champ du code postal.

Attestation relative aux propositions de consommateur

Les administrateurs de propositions peuvent télécharger l'attestation suivante (tirée de l'énoncé de position publié le 12 mai 2004) sous forme de document électronique ou l'inclure en note dans l'état des recettes et des débours (ERD) :

Je, XXX, administrateur/syndic de la proposition de consommateur de XXX, atteste par les présentes qu'en aucun temps entre le dépôt de la proposition le XXX et aujourd'hui, la proposition ne s'est retrouvée en situation d'annulation présumée tel que le prévoit l'article 66.31 de la LFI.

Et j'ai signé, ce …

Avertissement au BSF

Le maximum de caractères pouvant être utilisés dans cette boîte de texte, qui était auparavant de 150 caractères, a été considérablement augmenté. Les syndics et les administrateurs de propositions devraient donc avoir suffisamment d'espace pour transmettre des renseignements importants au BSF. Il faut toutefois souligner que cette boîte d'avertissement ne devrait pas servir à déposer des documents.

Si leur logiciel d'insolvabilité le permet, les syndics et les administrateurs de propositions pourront télécharger un avertissement sous forme de document XML plutôt que de taper le texte dans la zone de texte à l'écran.

Avis d'intention

Pour tous les avis d'intention, les documents subséquents, y compris les propositions de la section I, doivent être déposés en tant que mises à jour.

Bilan (formulaire 79) – Employeurs et occupations multiples

Si le débiteur a plusieurs emplois, tapez le nom de chaque employeur dans ce champ en séparant chacun par une virgule.

Faites de même pour les occupations si le débiteur occupe plusieurs emplois.

Bilan (formulaire 79) – Inconnu ou exempté

Ne répondez pas « inconnu » ni « exempté » dans les champs des formulaires où l'on vous demande d'indiquer un montant en argent. Le système de dépôt électronique n'acceptera pas ces réponses.

Bilan (formulaire 79) – Valeur de l'actif

En vertu de l'Instruction no 8R3, article 7 : « Pour l'application du nouveau formulaire 79, la valeur numérique de 1 $ doit être utilisée afin d'indiquer la valeur inconnue d'un actif lorsqu'une meilleure estimation ne peut être fournie. » Si un bilan faisant état d'actifs d'une valeur de 0 $ est téléchargé dans le système de dépôt électronique, le dépôt sera rejeté.

Veuillez noter que le système accepte les bilans où figure une valeur de réalisation nette de 0 $. Par exemple, le système accepterait un bilan faisant état d'un véhicule loué d'une valeur de 18 000 $ et d'une valeur de réalisation nette de 0 $.

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Bouton d'aide – Améliorations

Dorénavant, les utilisateurs auront accès à la version en ligne du guide intitulé L'abc du dépôt électronique en cliquant sur « Manuel » à partir de la barre de menus du dépôt électronique. Les présents conseils seront également accessibles en cliquant sur « Aide » à partir de la même barre de menus.

Catégorie « Autre » – Dépôt de documents électroniques

Lorsque vous déposez la version électronique de documents en utilisant la catégorie « Autre », veuillez attribuer le titre le plus descriptif possible à ce document.

Certificat – Impression

Si vous avez de la difficulté à imprimer un certificat (par exemple, si le document ne renferme aucune donnée) et que vous utilisez Internet Explorer 5.5, il vous faudra peut-être effectuer une mise à jour du logiciel. Vous pouvez avoir accès à une version gratuite d'Internet Explorer 5.5, Service Pack 2, à l'adresse www.microsoft.com/windows/ie/downloads/archive/default.mspx.

Certificat – Langue

Si la langue du dossier diffère de la langue du syndic ou de l'administrateur de propositions, le certificat de nomination ou le certificat de dépôt sera émis dans les deux langues officielles.


Changement du type d'administration

Pour modifier le type d'administration d'un dossier (par exemple, passer d'un dossier de faillite à un dossier de proposition), les syndics ou les administrateurs de propositions doivent cliquer sur « Nouveau dossier » pour effectuer le premier dépôt relatif au nouveau type d'administration.

Conflit d'intérêts

Si vous voulez expliquer la raison d'un conflit d'intérêts, vous devez télécharger un document électronique contenant cette information. (Même si votre logiciel d'insolvabilité prévoit un espace pour taper cette raison, le système de dépôt électronique ne recevra pas l'information.)

Conversion d'un dossier conjoint sur papier en dossier électronique

Pour convertir un dossier conjoint sur papier en dossier électronique, vous devez vous assurer que les deux numéros de dossier sont inscrits sur le formulaire 1. Vous pouvez ensuite procéder au dépôt, c'est-à-dire taper l'un des numéros de dossiers, vérifier le nom et le numéro des dossiers et télécharger un formulaire prescrit. Le système de dépôt électronique pourra ensuite reconnaître qu'il s'agit d'un dossier conjoint.

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Conversion sur papier

Il arrive qu'il faille convertir un dossier électronique en dossier papier, par exemple dans les cas suivants :

  • une proposition en vertu de la section I a été déposée par un failli (administration sommaire);
  • par suite d'une erreur de code postal, le dossier n'a pas été téléchargé dans le bon bureau de division. Comme le système de dépôt électronique ne permet pas de transférer les fichiers d'un bureau à un autre, le dossier doit être converti sur papier et réacheminé vers le bon bureau de division.

Décès d'un débiteur – Nom

Lorsque le débiteur est décédé, n'oubliez pas d'ajouter la mention « Succession de feu » avant le prénom du débiteur. Exemple :

Nom : Tremblay
Prénom : Succession de feu Jean

Déclaration sous serment

Des registraires ont constaté que certaines déclarations sous serment laissent croire qu'elles ont été envoyées par la poste, alors qu'en réalité elles ont été déposées par voie électronique ou envoyées par courriel. Au besoin, il faudrait modifier le texte en fonction de la situation, par exemple en utilisant l'expression par courriel ou par voie électronique au lieu de par la poste.

Demande de médiation par le syndic et État mensuel des revenus et dépenses du failli et de l'unité familiale (formulaires 60 et 65)

Au moment du dépôt, le formulaire 65, État mensuel des revenus et dépenses du failli et de l'unité familiale, doit être accompagné du formulaire 60, Demande de médiation par le syndic. Votre logiciel devrait vous permettre de déposer ces formulaires dans un seul fichier XML.

Dossiers d'administration sommaire – Dépôts conjoints

Les formulaires ci-dessous doivent être déposés en version électronique dans les dossiers conjoints si l'un des débiteurs a déjà fait faillite :

  • Avis de la faillite et de la première assemblée des créanciers (formulaire 67)
  • Préavis de la libération d'office du failli (formulaire 68)
  • Avis de la faillite et de demande de première assemblée des créanciers et préavis de la libération d'office du failli (formulaire 69)
  • Avis de la faillite et de demande de première assemblée des créanciers (formulaire 70)
  • Certificat de libération (formulaire 84)
  • Certificat de libération (conditions remplies) (formulaires 85)

Documents relatifs au dépôt

Pour faciliter le dépôt de documents, le système de dépôt électronique indiquera à l'utilisateur les documents qui doivent être téléchargés immédiatement (au cours de la séance) sous forme de documents électroniques et lesquels peuvent être téléchargés en version électronique ou transmis ultérieurement par télécopieur ou par courriel au bureau de division. En pareil cas, l'écran de confirmation affichera la liste des documents manquants et rappellera à l'utilisateur de les transmettre dans les délais prescrits.

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Entente d'utilisation – Version mise à jour

Les syndics et les administrateurs de propositions qui utilisent déjà le système de dépôt électronique pourront accepter en ligne la dernière version de l'entente d'utilisation. Ils pourront aussi, s'ils le désirent, l'imprimer et la faire parvenir au surintendant adjoint désigné par la poste ou par télécopieur. Veuillez noter qu'il y aura une date limite pour l'acceptation de la nouvelle version de l'entente d'utilisation. Si l'entente n'a pas été acceptée dans les délais prescrits, le syndic, l'administrateur et leur personnel ne pourront utiliser le système tant que l'entente n'aura pas été signée. Le système reconnaîtra uniquement la toute dernière version de l'entente; c'est pourquoi les versions mises à jour doivent être acceptées, même si un syndic ou un administrateur n'envisage pas d'utiliser les nouvelles fonctions.

Fiche de renseignements sur l'actif – Numéros de dossier

Lorsque vous indiquez le numéro de dossier d'une procédure antérieure sur la fiche de renseignements sur l'actif, il est important d'entrer les deux premiers chiffres désignant le bureau de division, suivis d'un trait d'union (p. ex., 31-123456).

Fiche de renseignements sur l'actif – Propositions de consommateur

Lorsque vous déposez la fiche de renseignements sur l'actif, veuillez remplir la partie D) de la section V du document dans les situations suivantes : (1) certaines modalités de la proposition de consommateur ne sont pas précisées (par exemple, le montant est indéterminé parce que le nombre de mois, le nombre de versements ou le montant forfaitaire ne sont pas déterminés), ou (2) la proposition est assortie de conditions non financières.

Fin de séance

À l'heure actuelle, la seule façon de sortir véritablement du système de dépôt électronique consiste à fermer le navigateur. Il s'agit d'une étape nécessaire puisque le site Web d'Industrie Canada a une fonction de « temporisation » qui permet à l'utilisateur de retourner automatiquement à une séance.

Interruptions

Pour éviter le plus possible les dérangements, le BSF envoie aux syndics et aux administrateurs un courriel les informant de toute interruption prévue au cours des heures normales de bureau. Il est donc très important de vous assurer que votre adresse de courriel est exacte.

Les interruptions prévues continueront d'être affichées dans la section « Quoi de neuf » sur le site Web du BSF (rendez-vous à www.bsf-osb.gc.ca et cliquez sur « Quoi de neuf » à partir de la barre de menus figurant dans la partie supérieure de l'écran).

Les syndics et les administrateurs de propositions peuvent maintenant s'abonner pour recevoir des avis en cas d'arrêt prévu et, dans la mesure du possible, d'arrêt imprévu du système de dépôt électronique. Cliquez sur « Préférences » à partir de la barre de menus du dépôt électronique et entrer une adresse de courriel.

Lettre de commentaires automatique et information sur la libération du failli ou Certificat d'exécution intégrale

Pour qu'une lettre de commentaires automatique soit émise, il faut que l'information sur la libération du failli ou le Certificat d'exécution intégrale ait été téléchargé dans le système de dépôt électronique avant le dépôt de l'État des recettes et des débours (ERD). Les syndics ou les administrateurs de propositions devraient tenir compte du fait que, si l'information est transmise par voie électronique (par exemple, en format XML), il faut s'y prendre au moins un jour avant. Si l'information est transmise sous forme de document électronique ou envoyée par télécopieur au bureau de division, il faut prévoir qu'elle ne sera pas entrée dans le système avant quelques jours.

Modification de renseignements concernant une faillite antérieure

Si vous avez indiqué au système de dépôt électronique qu'il s'agissait d'une première faillite ou proposition de consommateur et que vous constatez par la suite que ce n'est pas le cas, vous devez :

  1. corriger la fiche de renseignements sur l'actif et le formulaire 79, puis les déposer de nouveau;
  2. communiquer avec le séquestre officiel afin de lui expliquer la raison du second dépôt. Vous pouvez également utiliser l'avertissement au BSF pour fournir les explications requises.

Modification du type d'administration

Le système de dépôt électronique peut désormais modifier le type d'administration d'un dossier (par exemple, transformer un dossier d'administration sommaire en une proposition de consommateur, et vice-versa). Il y a cependant quelques exceptions, et certaines modifications peuvent donner lieu à une révision par le séquestre officiel.

Normes de service

Communiquez avec le bureau de division si vous n'avez pas reçu les documents ou les messages par courriel (par exemple, certificats, lettres de commentaires) dans les délais prévus.

Proposition de consommateur et Rapport de l'administrateur concernant la proposition de consommateur (formulaires 47 et 48)

Pour donner une plus grande marge de manœuvre aux administrateurs de propositions, le système de dépôt électronique vous permet d'envoyer les versions électroniques du formulaire 47, Proposition de consommateur, et du formulaire 48, Rapport de l'administrateur concernant la proposition de consommateur, au moment du dépôt initial, bien qu'il s'agisse de formulaires prescrits. Les administrateurs peuvent ainsi rédiger la proposition ou le rapport au moyen de logiciels tels que Microsoft Word, Excel ou WordPerfect de Corel.

Comment procéder? Au moment du dépôt initial, si le logiciel d'insolvabilité transmet uniquement certains formulaires prescrits – formulaire 1, fiche de renseignements sur l'actif, certificat d'évaluation, et formulaires 65 et 79 – en format XML, le système de dépôt électronique remarquera que les formulaires 47 et 48 n'ont pas été déposés et affichera un message demandant à l'utilisateur de les déposer sous forme de documents électroniques. Comme il y a plus qu'un logiciel de série en matière d'insolvabilité et que chaque logiciel fonctionne différemment, en cas de problème les utilisateurs peuvent communiquer avec le service d'assistance du dépôt électronique, par courriel à l'adresse BSF.depot-e.serviceassistance@ic.gc.ca ou par téléphone au 1-877-227-3672 entre 8 h 30 et 17 h (heure normale de l'Est), du lundi au vendredi.

Rapport bancaire annuel

Au moyen du logiciel approprié, les syndics sont dorénavant en mesure de transmettre le rapport bancaire annuel (annexe 2) par l’intermédiaire du système de dépôt électronique.

Pour télécharger le rapport, cliquez sur le lien situé dans le coin inférieur gauche de la page d’accueil du dépôt électronique. La procédure de téléchargement d’un fichier est la même que pour tous les autres formulaires prescrits. N’oubliez pas d’inscrire le numéro de référence.

Substitution d'un syndic ou d'un administrateur de propositions

Nouveau syndic ou nouvel administrateur – Avant de pouvoir déposer des documents, il faut faire savoir au séquestre officiel que vous êtes dorénavant le syndic responsable du dossier afin que le système de dépôt électronique vous reconnaisse.

Ancien syndic ou administrateur – Une fois la substitution effectuée, l'ancien syndic ou administrateur n'a plus accès au dossier électronique. Il ne peut verser au dossier que des documents sur support papier.

Date de modification : 2011-07-22
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