Politique concernant le certificat d'existence et le certificat de conformité
Énoncé de politique 11.2
Le 5 juillet 2010
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La présente politique est uniquement un guide visant à aider les utilisateurs; elle ne remplace pas la LCSA ni n'a préséance sur celle-ci.
Table des matières
- Énoncé des principes généraux
- Certificat de conformité et certificat d'existence
- Les droits
- Date du certificat
- Pour quelles raisons Corporations Canada peut refuser d'émettre un certificat de conformité ou un certificat d’existence?
- Comment faire une demande pour un certificat de conformité ou un certificat d’existence
- Renseignements supplémentaires et comment rejoindre Corporations Canada
Énoncé des principes généraux
La présente politique énonce des lignes directrices visant à faciliter l'obtention d'un certificat de conformité ou d'un certificat d'existence. Cette politique et ces lignes directrices n'ont pas force de loi, et ne visent en aucune façon à élargir les pouvoirs du directeur, ni ceux des actionnaires ou des créanciers, au-delà des pouvoirs qui leur sont conférés en vertu de la LCSA. L'interprétation définitive de l'article 263.1 de la LCSA et des dispositions connexes relève des tribunaux.
Corporations Canada estime que la communication de ces lignes directrices aux sociétés ainsi qu’aux personnes intéressées permettra de réduire le nombre de demandes rejetées de même que les coûts et les inconvénients administratifs occasionnés.
Corporations Canada n'est pas lié par cette politique quant à la position prise dans un cas particulier. En outre, la présente politique ne peut aucunement se substituer à un avis juridique, comptable ou commercial ou à l'exercice d'un jugement professionnel par des conseillers juridiques, comptables et commerciaux dans une instance donnée.
Certificat de conformité et certificat d'existence
Le directeur nommé en vertu de la LCSA peut, selon le paragraphe 263.1(1) de la loi, fournir à toute personne le demandant un certificat attestant la remise par la société des documents dont l'envoi est requis par la LCSA, le paiement des droits requis ou l'existence de la société à une date ou période précise.
Certificat de conformité
Corporations Canda peut émettre à toute personne le demandant un certificat de conformité. Le certificat de conformité atteste qu’une société :
- existe en vertu de la LCSA (c'est-à-dire qu’elle n’est pas dissoute, fusionnée ou prorogée);
- a déposé auprès de Corporations Canada les rapports annuels exigés;
- a acquitté les droits prescrits.
Certificat d'existence
Corporations Canada peut émettre à toute personne le demandant un certificat d'existence pour une société. Le certificat d’existence atteste qu’une société existe à une date précise. En d’autres mots, le certificat atteste que la société n’est pas dissoute, changé de régime ou fusionnée avec une autre société. Corporations Canada peut aussi émettre un certificat d’existence pour une période continue en autant que la période soit précise, que la société n'a pas été dissoute et qu’elle n’ait pas changé de régime pendant la période précisée. De plus, la société ne devra pas, au cours de la période précisée, avoir apporté des modifications de structure ayant pour effet de modifier le numéro de société.
Le certificat d’existence n’atteste pas qu’une société a déposé tous les documents requis auprès de Corporations Canada et payé tous les droit en vertu de la LCSA.
Exemples :
Le tableau suivant présente quelques exemples illustrant des situations où un certificat d'existence peut être émis. Veuillez présumer que la date de la demande est la date d'aujourd'hui.
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ABC Inc. |
constitué en société le 1er avril 2001 (numéro de société : 123) |
demande d'un certificat d'existence pour le 1er avril 2002. |
certificat émis |
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ABC Inc. |
constitué en société le 1er avril 2001 (numéro de société : 123) société est dissoute le 1er mars 2002. |
demande d'un certificat d'existence pour le 1er avril 2002. |
demande refusée étant donné que la société est dissoute à la date demandée. |
ABC Inc. |
constitué en société le 1er avril 2001 (numéro de société : 123) |
demande d'un certificat d'existence pour la période du 1er avril 2001 au 1er avril 2002. |
certificat émis |
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ABC Inc. |
constitué en société le 1er avril 2001 (numéro de société : 123) |
demande d'un certificat d'existence pour la période du 1er avril 2000 au 1er avril 2002. |
demande refusée étant donné que la société n'est pas en existence à un certain moment au cours de la période précise demandée (avant le 1er avril 2001) |
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ABC Inc. |
constitué en société le 1er avril 2001 (numéro de société : 123) |
demande d'un certificat d'existence pour la période du 1er avril 2001 au 1er avril 2002. |
certificat émis étant donné que le changement de dénomination sociale ne requiert pas le changement du numéro de la société. |
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ABC Inc. XYZ Inc. |
constitué en société le 1er avril 2001 (numéro de société : 123) constitué en société le 1er janvier 2002 (numéro de société : 345) ABC Inc. et XYZ Inc. ont fusionné le 1 mars 2002. La dénomination sociale de la nouvelle société est ABCXYZ Inc. (numéro de société : 678) |
demande d'un certificat d'existence pour ABCXYZ Inc. pour la période du 1er avril 2001 au 1er avril 2002. |
demande refusée étant donné que les modifications ayant été apportées à la structure de la société requièrent le changement du numéro de société. |
Les droits
Il y a des droits de 10 $ pour chacune des demandes de certificat de conformité ou de certificat d'existence. Des droits de 10 $ s'appliquent pour chaque copie additionnelle. Il est à noter que le certificat ne peut être émis si les droits ne sont pas acquittés.
Si la demande pour un certificat de conformité ou d'existence est rejetée, Corporations Canada ne remboursera pas les droits.
Date du certificat
La date du certificat de conformité ou du certificat d’existence est la date à laquelle la demande est traitée et que le certificat est émis par Corporations Canada. La date d’émission n’est pas nécessairement la date à laquelle la demande de certificat est reçue par Corporations Canada. Par exemple, lorsque les demandes sont envoyées par la poste, par courriel ou par télécopieur, les normes de services de Corporations Canada indiquent que le certificat peut être émis dans les 5 jours suivant la réception de la demande. Veuillez noter qu’il n’est pas possible de demander qu’un certificat porte une date antérieure à sa date d’émission. Toutefois, les demandes électroniques de certificats faites au moyen du Centre de dépôt en ligne sont automatiques et les certificats sont généralement émis au cours de la journée où la demande est transmise.
Pour quelles raisons Corporations Canada peut refuser d'émettre un certificat de conformité ou un certificat d’existence?
Corporations Canada peut refuser d’émettre un certificat de conformité pour une des raisons suivantes :
- les rapports annuels exigibles n’ont pas été déposés;
- les droits de dépôts pour les rapports annuels n'ont pas été acquittés;
- le certificat est demandé pour une société qui n’existe pas en vertu de la LCSA;
- la société a été dissoute, prorogée ou fusionnée;
- le demandeur n’a pas payé les droits prescrits.
Corporations Canada peut refuser d’émettre un certificat d'existence pour une des raisons suivantes :
- le certificat est demandé pour une société qui n’existe pas en vertu de la LCSA;
- le certificat est demandé pour une date ou une période précisée ultérieure à la date de la demande
- la société était dissoute à la date précisée ou pendant la période précisée ou s'est dissoute au cours de la période précisée;
- la société avait été prorogée sous un autre régime à la date précisée ou pendant la période précisée ou a changé de régime au cours de la période précisée;
- la société s’est fusionnée à la date précisé ou s’est fusionnée au cours de la période précisée;
- dans des circonstances exceptionnelles, si à la connaissance du directeur, la société a omis d'envoyer un document dont l'envoi est requis ou de payer des droits requis par la LCSA;
- le demandeur n’a pas payé les droits prescrits.
Dans le cas où Corporations Canada refuserait d’émettre un certificat de conformité ou un certificat d’existence, un avis indiquant les motifs sera envoyé au demandeur.
Comment faire une demande pour un certificat de conformité ou un certificat d’existence
Un certificat de conformité ou un certificat d’existence peut être demandé :
- en utilisant le Centre de dépôt en ligne de Corporations Canada
(www.corporationscanada.ic.gc.ca); - par une demande écrite envoyée par courriel, par la poste, par télécopieur ou en personne.
La demande en ligne confère certains avantages car le certificat demandé sera habituellement émis dans l’heure suivant la transmission de la demande. Une demande envoyée par courriel, par la poste ou en personne sera traitée dans les 5 jours suivant la réception de la demande par Corporations Canada et portera la date d’émission du certificat.
Demande en ligne
- Aller dans le site Web de Corporations Canada (www.corporationscanada.ic.gc.ca);
- Cliquer sur Centre de dépôt en ligne de Corporations Canada;
- Choisir une des options suivantes :
- Obtenir un certificat de conformité
- Obtenir un certificat d’existence;
- Suivre les étapes indiquées pour compléter la demande et payer les droits;
- Le certificat de conformité ou le certificat d'existence sera envoyé au demandeur par courrier électronique en format PDF habituellement dans l’heure suivant la transmission de la demande.
Demande envoyée par courriel, par la poste, par télécopieur ou en personne
La demande doit inclure tous les éléments suivants :
- Le type de certificat que vous désirez obtenir :
- un certificat de conformité, ou
- un certificat d'existence.
- La dénomination sociale de la société pour laquelle le certificat est demandé
- Le numéro de la société pour laquelle le certificat est demandé
- Si vous demandez un certificat d'existence, veuillez indiquer la date précise ou la période précise pour laquelle vous désirez que le directeur atteste de l'existence de la société. La date ou la période doit être antérieure à la date de la demande.
- Exemple: 31 mai 2002, ou
- du 1er décembre 2001 au 31 mai 2002.
- Le nom et le numéro de téléphone du demandeur.
- Les coordonnées (courriel, adresse ou numéro de télécopieur) où Corporations Canada doit envoyer le certificat.
- Les droits de 10$ par demande de certificat.
Il est à noter que la demande de certificat sera traitée par Corporations Canada dans les 5 jours suivant sa réception. La date du certificat est la date à laquelle le certificat est émis par Corporations Canada.
La demande complète doit être envoyée à Corporations Canada par un des moyens suivants :
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Adresse |
Droits |
Méthode de paiement |
Avis de réception et certificat |
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COURRIEL |
corporationscanada@ic.gc.ca |
10$ |
Carte de crédit : (American Express®, MasterCard® ou Visa®) |
Le certificat sera envoyé par courriel dans les 5 jours suivant la réception de la demande |
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TéLé- |
613-941-4803 |
10 $ |
Carte de crédit : (American Express®, MasterCard® ou Visa®) |
Le certificat sera envoyé par télécopieur dans les 5jours suivant la réception de la demande. |
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PAR LA |
Corporations Canada |
10 $ |
Carte de crédit : (American Express®, MasterCard® ou Visa®) |
Le certificat sera envoyé par la poste dans les 5 jours suivant la réception de la demande. |
|
EN PERSONNE |
Du lundi au vendredi, entre 8h30 Corporations Canada |
10 $ |
Carte de crédit : (American Express®, MasterCard® ou Visa®) |
Le certificat sera envoyé par la poste dans les 5 jours suivant la réception de la demande. |
Renseignements supplémentaires et comment rejoindre Corporations Canada
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les produits et services de Corporations Canada, veuillez visiter le site Web de Corporations Canada (www.corporationscanada@ic.gc.ca) ou contacter Corporations Canada (voir Renseignements généraux).
Corporations Canada
9ième étage
Tour Jean Edmonds sud
365, avenue Laurier ouest
Ottawa (Ontario) K1A 0C8
Renseignements généraux :
Sans-frais (au Canada) : 1-866-333-5556
Téléphone (région de la capitale nationale et à l’extérieur du Canada) : 613-941-9042
Télécopieur : 613-941-4803
Courriel : corporationscanada@ic.gc.ca
Comment télécharger un lecteur PDF
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